Angebotserstellung & -prüfung

Ziel und Zweck

Die Angebotserstellung ist der erste entscheidende Schritt eines Projekts. Ziel ist es, Kundenanfragen zeitnah, präzise und vollständig zu bearbeiten, um sowohl die technische Machbarkeit als auch die wirtschaftliche Rentabilität sicherzustellen. Ein gutes Angebot ist die Grundlage für eine saubere Auftragsabwicklung und stärkt unsere Position gegenüber Kunden und Partnern.

1. Verantwortlichkeiten

Angebotsmanagement / operative Leitung

• Erstellung technischer und inhaltlicher Angebotsgrundlagen nach Recherche und Kundenrücksprache,
• Eigenständige Recherche und Kontrolle von Preisen, Kalkulationsansätzen, Zahlungsbedingungen
• Operative Leitung: Freigabe bei Angeboten über definierte Schwellenwerte

Alle Angebote werden über Easybill erstellt und sind über EspoCRM nachvollziehbar zu dokumentieren.

2. Mindestanforderungen an ein Angebot

Jedes Angebot muss enthalten:

• eine klare Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Ausführung),
• ggf. ein Leistungsverzeichnis mit Mengen, Einheiten und Einzelpreisen,
• definierte Leistungszeiträume oder Fristen,
• Ansprechpartner auf Kunden- und Unternehmensseite,

sowie eventuelle Zusatzbedingungen oder technische Hinweise und Materialbestelllisten mit Terminangaben

Fehlende Angaben führen zu Rückfragen, Verzögerungen und Missverständnissen – sie gelten daher als qualitätsrelevanter Mangel.

3. Bearbeitungszeiten und Priorität

• Angebote müssen innerhalb angemessener Fristen erstellt und versendet werden.
• Für Standardanfragen gilt eine Bearbeitungszeit von max. 3 Arbeitstagen, für komplexe Projekte eine individuell abgestimmte Frist nach Rücksprache mit der operativen Leitung.
• Verspätete Angebotserstellung gefährdet Projekte und Kundenbeziehungen – das ist daher unverzüglich zu kommunizieren, damit Prioritäten intern angepasst werden können.

4. Qualitätsanforderungen und Verbesserungsbedarf

In der Vergangenheit kam es bei der Angebotserstellung wiederholt zu Verzögerungen und unvollständigen Leistungsbeschreibungen. Ziel ist es, diese Punkte künftig nachhaltig zu verbessern, indem:

• technische Inhalte vollständig und nachvollziehbar formuliert werden,
• Leistungsverzeichnisse bei komplexen Aufträgen obligatorisch sind,
• Recherchen zu Material, Preisen und Umsetzungsdetails eigenständig und gründlich erfolgen,
• die Angebotsabgabe innerhalb der gesetzten Fristen erfolgt.

Diese Punkte sind fester Bestandteil der Aufgabenbeschreibung und werden künftig regelmäßig überprüft. Sie dienen der Qualitätssicherung und professionellen Außenwirkung des Unternehmens.

5. Prüf- und Freigabeprozess

• Technische Prüfung durch operative Leitung und Projektleitung (Vollständigkeit, Plausibilität, Machbarkeit).
• Kaufmännische Prüfung durch operative Leitung und Projektleitung (Kalkulation, Zahlungsbedingungen, Marge)
• Freigabe durch operative Leitung (bei projektspezifischen Schwellenwerten).
• Verbindlicher KI Check mit Risikobewertung, Wettbewerbsfähigkeit, Plausibilität, GODB Konformität, rechtliche Aspekte
• Archivierung im EspoCRM

Grundsatz

Jedes Angebot repräsentiert SaxonNet nach außen. Die Qualität unserer Angebote entscheidet über die Qualität unserer Projekte – und damit über unseren Erfolg. Sorgfalt, Geschwindigkeit und Genauigkeit sind keine Option, sondern Teil uder geforderten Professionalität.