Reisekostenabrechnung

Zweck und Geltungsbereich

Diese Anweisung regelt die einheitliche Erfassung und Abrechnung dienstlich veranlasster Reisen für alle Mitarbeiter von Saxonnet. Ziel ist eine steuerlich anerkannte, nachvollziehbare und zeitnahe Abrechnung.

1. Grundsätze

  • Reisegenehmigung: Jede Dienstreise ist vorab durch den Vorgesetzten zu genehmigen.
  • Bestellnummer (Pflicht): Jede Reise erhält eine Projekt-/Bestellnummer. Diese ist auf allen Buchungen und Belegen anzugeben.
  • Belegpflicht: Ohne Beleg keine Erstattung. Ausnahmen: gesetzliche Pauschalen (Verpflegung, optional Übernachtungspauschale).
  • Frist: Einreichung innerhalb von 14 Tagen nach Rückkehr.
  • Nach Eingang im im entsprechenden Postfach erfolgt die sachliche Prüfung und Lohnbüro-Aufbereitung.

2. Formular & erforderliche Angaben

Person & Organisation

  • Vollständiger Name

Reisedaten

  • Anlass/Zweck (z. B. „Kundenbesuch Berlin, Projekt XYZ“)
  • Start Datum/Uhrzeit (Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte)
  • Ende Datum/Uhrzeit (Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte)
  • Ziel(e) / Route
  • Projektbezug
  • Bestellnummer (Pflichtfeld)

Kostenübersicht

  • Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung, Nebenkosten (mit Belegliste)
  • Erklärungen/Unterschriften
  • Mitarbeiter: Richtigkeit bestätigen
  • Vorgesetzter: Genehmigung/Freigabe

3. Kostenarten (steuerliche Behandlung)

Fahrtkosten

  • Privat-PKW: Erstattung per Kilometerpauschale 0,30 €/km (Hin/Rückweg; dienstliche Strecke).
  • ÖPNV/Taxi/Mietwagen/Bahn/Flug: Erstattung gegen Beleg in tatsächlicher Höhe.
  • Nicht erstattungsfähig: Private Umwege, Ordnungswidrigkeiten (Bußgelder), Komfortzuschläge ohne dienstlichen Grund.

Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen, Stand 2024)

Mehrtägige Reise

  • An- und Abreisetag: 15,00 € (zeitunabhängig)
  • Volle 24 h Abwesenheit: 30,00 €

Eintägige Reise:

  • Abwesenheit > 8 h: 15,00 €

Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten

  • Frühstück: −20 % des vollen Tagessatzes (−6,00 €)
  • Mittag-/Abendessen: je −40 % (−12,00 €)

Nachweis: Im Formular Abwesenheitszeiten und gestellte Mahlzeiten angeben; keine Belege erforderlich.

Übernachtungskosten

  • Erstattung gegen Hotelrechnung in tatsächlicher Höhe.

Wichtig: Frühstück ist kein Bestandteil der Übernachtung – separat ausweisen; falls nicht ausgewiesen, ist der Frühstücksanteil abzuziehen. Alternative: Übernachtungspauschale 20,00 €/Nacht (nur wenn im Einzelfall freigegeben; tatsächliche Kosten dürfen nicht überschritten werden).

Reisenebenkosten

Erstattungsfähig gegen Beleg:

  • Parkgebühren
  • Maut
  • dienstl. Telefonate
  • Messe-Eintritte
  • Gepäck, Visa etc.

Auflistung einzeln und chronologisch im Formular.

4. Buchung, Zahlung und Einreichung

Buchungen (Hotel/Flug/Mietwagen/Bahn) erfolgen mit Bestellnummer; bevorzugt über die zuständige Kollegin oder - im Einzelfall - freigegebene Portale.

Zahlung: Firmenkreditkarte: Belege unverzüglich einreichen; Zahlungsbezug zur Bestellnummer sicherstellen.

Privat verauslagt: Erstattung nach Prüfung über Lohnabrechnung/Spesenlauf.

Einreichung: Formular + Belege innerhalb 14 Tagen ins Postfach (PDF/Fotos zulässig, Originale aufbewahren bis Bestätigung).

5. Prozess & Verantwortlichkeiten

Automatisierte Vorprüfung (Travel-App):

  • Pflichtangaben, steuerl. Mindestangaben, Bestellnummer → Ablage in freigegeben
  • fehlerhaft/manuell_prüfen; Benachrichtigung an Sachbearbeitung (Link).
  • Sachliche Prüfung: Plausibilität/Notwendigkeit, Projektbezug, Kürzungen VMA, Frühstücksabzug.
  • Zuordnung & Archiv: Zuordnung in EspoCRM per Bestellnummer; Übergabe an DMS.
  • Lohnbüro/Lohnauszahlung: Aufbereitung durch zuständige Kollegin; Auszahlung/Versteuerung gem. Gesetz.
  • Freigaben: Vorgesetzter (Genehmigung), GF/Buchhaltung (Stichproben/Compliance).

6. Nicht erstattungsfähig (Beispiele)

  • Private Umwege, Komfortleistungen ohne dienstlichen Anlass
  • Bußgelder/Strafzettel
  • Fehlende Bestellnummer oder nicht genehmigte Reisen
  • Späte Einreichung ohne Begründung (kann zur Ablehnung führen)

Schlussbestimmung

Diese Regeln sichern Fairness, Rechtssicherheit und Geschwindigkeit. Ohne Genehmigung, ohne Bestellnummer oder ohne Belege keine Erstattung. Fragen klärt der Vorgesetzte oder die zuständige Kollegin im Travel-Prozess.