Zahlungsverkehr / Liquiditätsmanagement

Grundsatz

Ein geregelter Zahlungsverkehr und eine vorausschauende Liquiditätsplanung sind Voraussetzung für finanzielle Stabilität und unternehmerische Handlungsfähigkeit. Saxonnet verfolgt das Ziel, jederzeit zahlungsfähig zu bleiben, Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen und vorhandene Mittel effizient einzusetzen. Liquidität bedeutet Sicherheit – für Mitarbeiter, Partner und Kunden.

Zahlungsverkehr

• Der gesamte Zahlungsverkehr wird zentral über die Buchhaltung und. Geschäftsleitung abgewickelt
• Zahlungen erfolgen ausschließlich über autorisierte Firmenkonten; private oder nicht freigegebene Konten dürfen nicht genutzt werden
• Jede Zahlung erfordert eine sachliche und rechnerische Prüfung sowie eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip
• Zahlungsfreigaben sind dokumentationspflichtig und müssen anhand von Belegen oder digitalen Freigabeprotokollen nachvollziehbar sein.
• Bei größeren Investitionen ist grundsätzlich die Zustimmung der Geschäftsleitung erforderlich.
• Unbare Zahlungen (Barentnahmen, Vorschüsse etc.) sind nur in Ausnahmefällen und mit dokumentierter Begründung zulässig.

Liquiditätsmanagement

• Die Buchhaltung erstellt wöchentlich eine Liquiditätsübersicht, die Ein- und Auszahlungen, offene Rechnungen und zukünftige Verpflichtungen enthält
• Die Geschäftsführung überwacht die Zahlungsströme und Kontostände laufend und entscheidet über Rücklagen, Transfers und Investitionen
• Engpässe oder Überhänge werden frühzeitig identifiziert, um rechtzeitig Maßnahmen zu treffen (z. B. Verschiebung von Zahlungen, Zwischenfinanzierungen, Factoring)
• Bei Projekten mit hohen Material- oder Fremdleistungskosten erfolgt eine vorausblickende Liquiditätsplanung parallel zur Projektplanung
• Dabei sind Zahlungsziele, Anzahlungen, Sicherheiten und Rechnungsfreigaben zu berücksichtigen.

Verbindlichkeiten und Forderungen

• Eingehende Rechnungen werden geprüft, dokumentiert und nach Fälligkeit priorisiert
• Ziel ist, Zahlungen fristgerecht, aber nicht voreilig zu leisten, um die Liquidität optimal zu steuern.
• Offene Forderungen gegenüber Kunden sind regelmäßig zu überwachen.
• Das Mahnwesen wird zeitnah, freundlich, aber konsequent durchgeführt.

Bei säumigen Kunden ist der Vorgesetzte oder die Geschäftsleitung zu informieren, um abgestimmte Maßnahmen (z. B. Zahlungserinnerung, Mahnung, Inkasso) einzuleiten.

Kontoführung und Sicherheit

• Firmenkonten dürfen nur von autorisierten Personen genutzt werden
• Kontobewegungen sind regelmäßig abzugleichen und auf Unregelmäßigkeiten zu prüfen
• Zugänge zu Online-Banking, Zahlungssoftware oder API-Schnittstellen (z. B. Easybill, Vivid) sind durch starke Passwörter und Mehrfaktor-Authentifizierung zu schützen
• Änderungen von Konten, Limits oder Zahlungsempfängern dürfen ausschließlich durch die Geschäftsleitung oder eine bevollmächtigte Person vorgenommen werden.

Grundsatz der Transparenz

Alle finanziellen Bewegungen müssen prüfbar, nachvollziehbar und dokumentiert sein. Liquiditätsmanagement ist kein reiner Verwaltungsprozess, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument. Nur wer jederzeit weiß, wo das Unternehmen finanziell steht, kann sicher und strategisch entscheiden.