Erfassung / Dokumentation

Ziel und Zweck

Dieses Kapitel definiert die verbindlichen Regeln für die tägliche Erfassung und Dokumentation der Arbeitsleistungen auf Saxonnet-Baustellen.
Ziel ist, durch klare und vollständige Datenerfassung die Qualität, Nachvollziehbarkeit und Abrechnungssicherheit aller Arbeiten sicherzustellen.

1. Grundprinzip

Jede auf der Baustelle ausgeführte Tätigkeit muss am selben Tag über die Clockin-App dokumentiert werden.
Die Erfassung dient nicht nur der Arbeitszeitkontrolle, sondern ist ein zentraler Bestandteil der Qualitätssicherung und bildet die Basis für:

  • Projektverfolgung und Abrechnung,
  • Nachweise gegenüber Kunden,
  • interne und externe Abnahmen,
  • Nachkalkulation und Lessons Learned.

2. Pflichtangaben in Clockin

Kategorie Pflichtfeld Beschreibung
Projektzuordnung Projekt / Bestellnummer Auswahl des aktiven Projekts (Pflicht vor Beginn der Zeiterfassung)
Arbeitsart Tätigkeit / Gewerk Auswahl oder Freitext (z. B. „Kabeltrasse montiert“, „Netzwerkdose installiert“)
Ort / Raum / Abschnitt Lokalisierung Präzise Angabe, wo die Arbeit erfolgt ist
Fotodokumentation mindestens 1 Foto pro Arbeitstag Vorher-/Nachher-Foto oder Nachweis der ausgeführten Leistung
Bemerkung / Notiz Freitextfeld Kurzbeschreibung besonderer Vorkommnisse, Materialien, Probleme
Datum / Zeit automatisch erfasst Grundlage für Zeiterfassung und Leistungsnachweis
Mitarbeiter automatisch Zuordnung zur ausführenden Person

3. Ablauf der täglichen Dokumentation

Schritt 1: Arbeitsbeginn

  • Vor Arbeitsaufnahme: Einloggen in Clockin.
  • Projekt auswählen, ggf. Abschnitt (z. B. „Etage 2 Nordflügel“).
  • Tätigkeit kurz angeben (z. B. „Kabelzug vorbereitet“).

Schritt 2: Laufende Erfassung

  • Bei Tätigkeitswechsel neue Aufgabe starten („Neuer Eintrag“).
  • Kurze Notiz, falls Probleme, Materialmangel oder Fremdgewerke stören.
  • Optional: Fotos laufend ergänzen (z. B. Zwischenschritte).

Schritt 3: Arbeitsende

  • Nach Ende der Arbeit ausstempeln.
  • Pflicht: mindestens 1 Foto der ausgeführten Arbeit.
  • Eintrag überprüfen und abschließen.

4. Besondere Anforderungen

  1. Abweichungen vom Auftrag
    → Sofortige Notiz im Eintrag („Planabweichung“, „Zusatzleistung“) und Meldung an Projektleiter.
  2. Materialverbrauch
    → Bei eigenständigen Käufen oder Entnahmen aus Lager: Angabe im Notizfeld.
  3. Fremdgewerke / Behinderungen
    → Dokumentation mit Foto und kurzer Beschreibung (Grundlage für Behinderungsanzeige).
  4. Sicherheitsvorfälle
    → Sofortige Notiz + Foto + mündliche Meldung an Bauleiter.

5. Qualitätsanforderungen an Einträge

  • Vollständig: Alle Pflichtfelder ausgefüllt, keine offenen Punkte.
  • Nachvollziehbar: Fotos eindeutig zuzuordnen (keine Sammelbilder).
  • Zeitnah: Erfassung am selben Tag, spätestens bis 22:00 Uhr.
  • Ehrlich: Nachträglichen Korrekturen nur nach Rücksprache mit Projektleitung.

6. Kontrolle und Verantwortung

Aufgabe Verantwortlich Frequenz
Prüfung täglicher Clockin-Einträge Bauleiter / Teamleiter täglich
Stichprobenprüfung auf Vollständigkeit Projektleiter wöchentlich
Abgleich mit EspoCRM-Projekt Projektleiter wöchentlich
Kontrolle auf Mängel / Unstimmigkeiten QS-Verantwortlicher laufend

7. Folgen unvollständiger Dokumentation

  • Fehlende Einträge gelten als nicht ausgeführte Arbeiten.
  • Wiederholte Verstöße führen zu individuellen Rückmeldungen oder Disziplinarmaßnahmen.
  • Nicht dokumentierte Tätigkeiten dürfen nicht abgerechnet werden

Grundsatz

Die Clockin-Dokumentation ist der digitale Beweis unserer Arbeit.
Was dort nicht steht, gilt als nicht passiert.
Sorgfalt, Vollständigkeit und tägliche Dokumentation sind wesentliche Qualitätskriterien unserer Arbeit.