Rechnungswesen / Buchführung

Grundsatz

Ein präzises und transparentes Rechnungswesen ist die Grundlage jeder wirtschaftlichen Entscheidung. Die Buchführung bei Saxonnet bildet nicht nur gesetzliche Anforderungen ab, sondern dient als Steuerungsinstrument für Effizienz, Liquidität und Unternehmensentwicklung. Alle finanziellen Vorgänge müssen vollständig, nachvollziehbar und prüfbar dokumentiert werden.

Organisation und Verantwortung

  • Die Buchhaltung ist verantwortlich für die laufende Erfassung, Prüfung und Kontierung aller Geschäftsvorfälle.
  • Die Geschäftsleitung trägt die Gesamtverantwortung für Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Buchführung.
  • Projektleiter und Einkäufer stellen sicher, dass alle projektrelevanten Belege (Material, Fremdleistungen, Nachträge) rechtzeitig und korrekt erfasst werden.
  • Der Steuerberater übernimmt periodisch die fachliche Kontrolle, die Erstellung von Abschlüssen und die Übermittlung an Finanzbehörden.
  • Alle Buchungen, Belege und Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden – digital oder physisch, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Grundsätze der Buchführung

  • Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB):
  • Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird zeitnah und vollständig erfasst.
  • Richtigkeit: Buchungen basieren ausschließlich auf geprüften, korrekten Belegen.
  • Nachvollziehbarkeit: Jeder Buchungsvorgang muss lückenlos nachvollziehbar sein.
  • Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Vorgänge dürfen nicht gelöscht, sondern nur durch Korrekturbuchungen angepasst werden
  • Aufbewahrungspflicht: Belege und Unterlagen müssen in der Form, in der sie zugestellt wurden, mindestens 10 Jahre revisionssicher archiviert werden.

Belegwesen und Dokumentation

  • Jede Buchung setzt einen Beleg mit klarer Zuordnung voraus (Projekt, Lieferant, Leistungszeitraum etc.).
  • Digitale Belege (z. B. PDF-Rechnungen, Lieferscheine) sind über Nextcloud oder das interne Dokumentenmanagementsystem abzulegen.
  • Eingangsrechnungen werden vor der Buchung auf sachliche, rechnerische und formale Richtigkeit geprüft.
  • Ausgangsrechnungen werden ausschließlich über das System Easybill erstellt und automatisch archiviert.
  • Reisekosten, Auslagen und Kleinbelege sind vollständig einzureichen und mit Projekt- oder Kostenstellenbezug zu versehen.
  • Alle Dokumente müssen so geführt werden, dass sie jederzeit einem Vorgang, Projekt oder Konto zugeordnet werden können.

Schnittstellen und Systeme

  • Saxonnet nutzt Easybill als Faktura-System und zur automatisierten Rechnungserstellung.
  • Die Daten werden regelmäßig mit der Buchhaltung synchronisiert und an den Steuerberater zur Weiterverarbeitung in DATEV übergeben.
  • Paperless DMS dient als zentrales Archiv für digitale Belege, Verträge und Reports.
  • Bei mehreren Gesellschaften (z. B. UGs) erfolgt die Trennung der Buchhaltung strikt nach Mandant und Bankkonto.
  • Die technische Verantwortung für Datensicherung, Zugriffsrechte und Systempflege liegt bei der Geschäftsleitung oder einer beauftragten Person.

Berichtswesen und Kontrolle

  • Monatliche Finanzberichte (GuV, Cashflow, offene Posten) werden von der Buchhaltung erstellt
  • Abweichungen oder Unstimmigkeiten sind zu dokumentieren und unverzüglich zu klären.
  • Quartalsweise erfolgt eine Überprüfung der Datenqualität (Stichproben, Abgleich Belege ↔ Buchungen).
  • Jahresabschlüsse werden gemeinsam mit dem Steuerberater erstellt, geprüft und elektronisch archiviert.

Grundsatz der Integrität

Korrekte Buchführung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern Ausdruck unserer unternehmerischen Integrität. Sie schafft Vertrauen – bei Kunden, Partnern, Finanzbehörden und Banken – und bildet die Basis für langfristige Stabilität und Wachstum.