Diese Richtlinie regelt die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeit für alle kaufmännischen Mitarbeiter. Die Zeiterfassung dient der Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit, der Führung des Arbeitszeitkontos und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Ein korrekter Umgang mit dem Zeiterfassungssystem ist verpflichtend und bildet die Grundlage für eine faire und transparente Arbeitszeitgestaltung.
Die Arbeitszeit ist täglich durch persönliches Ein- und Ausstempeln im Zeiterfassungssystem zu dokumentieren – zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit sowie bei Arbeitsunterbrechungen.
Für kaufmännische Mitarbeiter gilt ein Gleitzeitmodell mit folgenden Rahmenbedingungen:
Innerhalb dieses Rahmens können Arbeitsbeginn und -ende flexibel gestaltet werden, sofern betriebliche Abläufe und Erreichbarkeit gewährleistet bleiben.
Das Stempeln muss unmittelbar zu Arbeitsbeginn und -ende erfolgen. Verspätetes oder unterlassenes Stempeln kann als Pflichtverletzung gewertet werden und disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Bei technischen Problemen mit dem Zeiterfassungssystem ist unverzüglich der Vorgesetzte zu informieren, der die Arbeitszeit manuell nachträgt.
Gesetzlich vorgeschriebene Pausen sind zwingend einzuhalten und nicht als Arbeitszeit zu werten:
Pausen können in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden und sind über die Zeiterfassung entsprechend zu dokumentieren.
Allgemein:
Jede Abwesenheit ist im Voraus zu beantragen und zu genehmigen. Bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. Krankheit) ist unverzüglich Meldung zu erstatten.
Krankheit:
Krankmeldung erfolgt spätestens zum Arbeitsbeginn telefonisch oder per Nachricht an den Vorgesetzten bzw. die Personalabteilung. Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist spätestens am dritten Krankheitstag vorzulegen.
Krankheitstage werden durch die Personalabteilung in der Zeiterfassung hinterlegt; der Mitarbeiter muss sich an diesen Tagen nicht selbst stempeln.
Urlaub:
Urlaubsanträge sind rechtzeitig über das digitale Tool einzureichen.
Nach Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der Zeitraum automatisch als „Urlaub“ in der Zeiterfassung markiert.Die Stunden entsprechen der vertraglich vereinbarten täglichen Arbeitszeit.
Arztbesuche und kurze Abwesenheiten:
Nicht dringende Termine sind mindestens einen Tag vorher anzumelden. Bei Teilabwesenheit ist während des Termins aus- und danach wieder einzustempeln.
Diese Zeit gilt nicht als Arbeitszeit.
Andere Abwesenheiten (z. B. Schulungen, Dienstreisen):
Müssen vorab genehmigt werden. In der Zeiterfassung sind sie als „Dienstreise“ oder „Schulung“ zu kennzeichnen. Die Stunden werden gemäß der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit erfasst.
Überstunden können in Form von Freizeitausgleich (FAZ) ausgeglichen werden. Der Antrag ist vorab über das digitale Tool zu stellen und vom Vorgesetzten zu genehmigen.
Nach Genehmigung wird der Zeitraum als „FAZ“ in der Zeiterfassung markiert. Die Stunden werden dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben und von den angesammelten Überstunden abgezogen.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, seinen aktuellen Stand an Überstunden regelmäßig zu prüfen und mit dem Vorgesetzten abzugleichen.
Diese Regelung dient der Fairness, Transparenz und Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften. Unklarheiten sind umgehend mit dem Vorgesetzten zu klären.