Gutschriften

Ziel

Diese Anweisung beschreibt die Erstellung von Gutschriften, z. B. bei Minderleistungen, Reklamationen oder Preisnachlässen.

1. Grundsatz

Eine Gutschrift ist eine negative Rechnung – sie reduziert den ursprünglichen Rechnungsbetrag.
Sie darf nur auf eine bestehende, bereits gebuchte Rechnung ausgestellt werden.

2. Voraussetzungen

• Gutschriften dürfen nur vom Rechnungssteller (nicht vom Kunden) erstellt werden.
• Es muss ein klarer Bezug zur ursprünglichen Rechnung bestehen.
• Der Grund für die Gutschrift ist schriftlich zu dokumentieren (z. B. Reklamation, Nachverhandlung, Fehlmenge).

3. Vorgehensweise

Schritt 1: Gutschrift anlegen

• In Easybill die ursprüngliche Rechnung öffnen.
• Über „Aktionen → Gutschrift erstellen“ neue Gutschrift erzeugen.
• Bezug zur ursprünglichen Rechnung automatisch oder manuell hinzufügen.

Pflichttext: Diese Gutschrift bezieht sich auf Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum].

Schritt 2: Inhaltliche Angaben

• Beschreibung der korrigierten Leistung oder Position.
• Mengen, Preise und Umsatzsteuer entsprechend negativ angeben.
• Gutschrift prüfen und anschließend freigeben.

4. Dokumentation

• Gutschrift im EspoCRM-Projekt (Reiter Dokumente) ablegen.
• Automatische Archivierung in Paperless.
• Buchhaltung erhält automatisch Kopie über den Workflow.

5. Fristen

• Gutschriften müssen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Freigabe erstellt werden.
• Der Grund für die Gutschrift ist in EspoCRM zu dokumentieren.