Externe Abnahme

Ziel und Zweck

Die externe Abnahme ist der formelle Abschluss der Leistungserbringung gegenüber dem Kunden, Generalunternehmer oder Betreiber.
Sie dokumentiert die vertragsgerechte und mangelfreie Ausführung der Arbeiten und markiert den Beginn der Gewährleistungsfrist.
Das Ziel ist, durch strukturierte Vorbereitung, saubere Dokumentation und verbindliche Kommunikation einen reibungslosen Abschluss jedes Projekts sicherzustellen.

1. Grundprinzip

Eine externe Abnahme darf nur erfolgen, wenn:

  • alle internen Abnahmen abgeschlossen und dokumentiert sind,
  • keine offenen Mängel mehr bestehen,
  • alle relevanten Dokumente (Prüfprotokolle, Fotos, Nachweise) vollständig vorliegen.

Die Abnahme ist zwingend schriftlich durchzuführen und in Clockin, EspoCRM und Paperless zu dokumentieren.

2. Ablauf der externen Abnahme

Schritt Verantwortlich Beschreibung
1. Vorbereitung Projektleiter / Bauleiter Prüfung, ob interne Abnahme vollständig; Zusammenstellung aller Unterlagen
2. Terminvereinbarung Projektleiter Abstimmung mit Auftraggeber oder GU (schriftlich per E-Mail)
3. Abnahme vor Ort Projektleiter / Bauleiter Gemeinsame Begehung mit Auftraggeber; Dokumentation in Clockin
4. Protokollierung Projektleiter Erstellung Abnahmeprotokoll (digital) mit Teilnehmern, Ergebnissen, Fotos
5. Mängelfeststellung (falls vorhanden) Projektleiter Erfassung der Mängel mit Fristsetzung im Protokoll
6. Abschluss / Archivierung Projektleiter Unterschriebene Unterlagen in EspoCRM & Paperless archivieren

3. Pflichtinhalte des Abnahmeprotokolls

  1. Projektname und Bestellnummer
  2. Datum, Ort und Uhrzeit der Abnahme
  3. Teilnehmer (Kunde, GU, Saxonnet)
  4. Leistungsumfang (Kurzbeschreibung der geprüften Arbeiten)
  5. Ergebnis der Prüfung (mangelfrei / mit Mängeln)
  6. ggf. Auflistung der Mängel mit Frist zur Beseitigung
  7. Unterschriften aller Teilnehmer
  8. Anhang: Fotodokumentation, Pläne, Prüfprotokolle

Das Abnahmeprotokoll wird in Clockin erstellt, exportiert und in EspoCRM hochgeladen.

4. Fristen

Vorgang Frist / Zeitraum
Einladung zur Abnahme mindestens 3 Arbeitstage vor Termin
Durchführung nach Fertigstellung innerhalb von 10 Arbeitstagen
Mängelbeseitigung nach externer Abnahme innerhalb von 10 Arbeitstagen
Nachprüfung (Mängelkontrolle) innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Meldung „behoben“
Abschlussdokumentation (Archivierung) spätestens 5 Tage nach finaler Abnahme

5. Mängelmanagement

  • Mängel, die bei der externen Abnahme festgestellt werden, sind in Clockin als separate Mängelpositionen anzulegen.
  • Jeder Mangel erhält:
    • eine eindeutige Mängelnummer,
    • Verantwortlichen,
    • Frist zur Behebung,
    • Fotobeleg (vor/nach).
  • Nach Beseitigung erfolgt eine Nachprüfung durch den Projektleiter,
    der den Mangel als „behoben“ freigibt und in EspoCRM den Status aktualisiert.

6. Kommunikation und Nachbereitung

  • Das unterschriebene Abnahmeprotokoll wird dem Kunden innerhalb von 2 Arbeitstagen zugesendet.
  • Eine Kopie wird in EspoCRM (Reiter Dokumente) abgelegt.
  • Die Projektleitung informiert intern über den Abschluss (in Espo oder per Talk).
  • Die Geschäftsleitung erhält monatlich einen Abnahmebericht mit:
    • abgeschlossenen Projekten,
    • offenen externen Abnahmen,
    • bestehenden Restmängeln.

7. Übergabe an den Betrieb / Facility Management

Bei Projekten mit Folgeleistungen (z. B. Wartung, SmartCare FM):

  • Alle relevanten Abnahmeunterlagen werden an den zuständigen FM-Koordinator übergeben.
  • In EspoCRM wird das Projekt in den Status „Betriebsphase“ gesetzt.
  • Eventuelle Restmängel werden als Aufgaben an das FM-Team übergeben.

8. Verantwortlichkeiten

Rolle Verantwortung
Projektleiter Planung, Durchführung und Auswertung der Dokumentation der externen Abnahme
Bauleiter / organisatorischer Leiter Begleitung der Abnahme vor Ort, Unterstützung bei technischen Fragen
Geschäftsleitung Kontrolle der Abnahmeberichte und Auswertung der Qualitätskennzahlen
Facility Management / Wartungsteam Übernahme der abgenommenen Anlagen in den laufenden Betrieb

9. Abschluss und Archivierung

  • Alle Abnahmedokumente (Protokolle, Fotos, Mängellisten) werden in Paperless archiviert.
  • EspoCRM enthält eine vollständige digitale Abnahmekette:
    • Interne Abnahme → Externe Abnahme → Nachprüfung → Abschlussbericht.
  • Die Daten sind revisionssicher aufzubewahren (siehe Richtlinie „Archivierung & Dokumentensicherheit“).

Grundsatz

Die externe Abnahme ist die Visitenkarte von Saxonnet.
Sie zeigt, dass wir technische Qualität, vollständige Dokumentation und professionelle Kommunikation konsequent leben.
Unser Ziel: Jede Abnahme ohne Diskussion, aber mit Stolz.