Diese Richtlinie regelt die Erstattung von Auslagen, die Mitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, z. B. Materialkäufe, Fachliteratur, Werkzeuge oder kleinere Anschaffungen. Ziel ist eine einheitliche, prüfbare und steuerlich korrekte Abwicklung aller Erstattungen.
Genehmigungspflicht: Jede Ausgabe ist vorab vom Vorgesetzten zu genehmigen, insbesondere wenn sie über den intern festgelegten Betrag hinausgeht (Grenzwert wird von der Geschäftsführung festgelegt).
Bestellnummer (Pflichtfeld): Jede Ausgabe muss einer Projekt- oder Bestellnummer zugeordnet werden. Belege ohne gültige Bestellnummer werden nicht bearbeitet.
Belegpflicht: Ohne Beleg keine Erstattung. Anerkannt werden ausschließlich Originalbelege, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Frist: Das Formular und die Originalbelege müssen innerhalb von 14 Tagen nach Kaufdatum bei der Zentrale eingereicht werden.
Beleg sammeln: Alle Belege zu den getätigten Ausgaben aufbewahren (Quittungen, Rechnungen, Bons).
Formular ausfüllen: Das Formular „Erstattung beruflicher Aufwendungen“ vollständig und leserlich ausfüllen.
Belegnummerierung: Jeder Beleg erhält eine eindeutige Zuordnung zur Formularnummer (z. B. Formular #1234, Beleg 1–3). Die Nummerierung kann handschriftlich auf den Belegen erfolgen.
Einreichung: Digital: per Formular Upload oder an das definierte E-Mail-Postfach.
Physisch: per interner/externer Post an die Zentrale (Originale). Eine Kopie der Unterlagen kann zur eigenen Dokumentation aufbewahrt werden.
3. Gesetzliche Anforderungen an Belege
Damit ein Beleg steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)
Standardrechnung (über 250 € brutto) Zusätzlich erforderlich:
Sonderfall: Kassenbelege Akzeptiert, sofern sie die Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen erfüllen. Bei Beträgen über 250 € ist eine vollständige Rechnung des Verkäufers erforderlich.
Hinweis: Unvollständige oder formfehlerhafte Belege führen zur Ablehnung der Erstattung. Kopien, Kontoauszüge oder Fotos ohne Originalbeleg sind nicht ausreichend.
Eingangskontrolle: Die zuständige Kollegin prüft den Eingang der Unterlagen (Vollständigkeit, Belege, Bestellnummer).
Formale Prüfung: Kontrolle der Belegqualität und Übereinstimmung mit steuerlichen Anforderungen.
Freigabeprozess: Sachliche Freigabe: durch den Vorgesetzten oder Projektleiter Kaufmännische Prüfung: durch die Buchhaltung Endfreigabe: durch Geschäftsleitung (bei Überschreitung definierter Betragsgrenzen)
Verbuchung und Erstattung: Nach Freigabe werden die Belege digital archiviert (DMS) und die Auszahlung erfolgt:
Jede Ausgabe ist nachvollziehbar zu dokumentieren und muss den wirtschaftlichen Grundsätzen des Unternehmens entsprechen: notwendig, angemessen und projektbezogen. Unklare, nicht genehmigte oder verspätet eingereichte Auslagen werden nicht erstattet.