Nachtragsmanagement

Ziel und Zweck

Diese Anweisung regelt das Vorgehen bei Leistungsänderungen, Zusatzleistungen und Mehrkosten, die während der Projektausführung auftreten.
Ziel ist, sicherzustellen, dass alle zusätzlichen Arbeiten schriftlich erfasst, geprüft und freigegeben werden, bevor sie ausgeführt werden.
Nur so bleibt die Wirtschaftlichkeit des Projekts gewährleistet und das Unternehmen vor nicht vergüteten Leistungen geschützt.

1. Grundsatz

Kein Mitarbeiter darf zusätzliche oder geänderte Leistungen ausführen,
ohne dass ein freigegebener Nachtrag vorliegt.
Mündliche Zusagen oder Anweisungen des Auftraggebers sind nicht bindend, solange sie nicht schriftlich bestätigt wurden.

2. Arten von Nachträgen

1. Leistungsänderungen – Abweichungen vom ursprünglichen Vertrag (z. B. andere Materialien, zusätzliche Räume).
2. Zusatzleistungen – Arbeiten, die im ursprünglichen Leistungsumfang nicht enthalten sind.
3. Behinderungsbedingte Nachträge – Kosten oder Fristverlängerungen infolge von Bauverzögerungen.
4. Nachträge durch Planänderungen – Anpassungen aufgrund neuer technischer Unterlagen oder Bauherrenentscheidungen.

3. Vorgehensweise bei Saxonnet

Schritt 1: Feststellung

• Jede Abweichung vom ursprünglichen Leistungsumfang wird vom Projektleiter oder Bauleiter festgestellt.
• Der Sachverhalt ist unverzüglich in EspoCRM im Projekt zu dokumentieren
• Belege, Pläne oder Fotos werden als Nachweis beigefügt.

Schritt 2: Bewertung

• Der Projektleiter prüft:
  • Technischen Umfang der Änderung,
  • Zusätzlichen Zeitaufwand,
  • Kosten und Preisbasis,
  • Auswirkungen auf Termine und Ressourcen.
• Falls erforderlich, wird ein interner Nachtragsvorschlag erstellt und von der operativen Leitung geprüft.

Schritt 3: Angebotserstellung

• Der Nachtrag wird als separates Angebot in EspoCRM erstellt und eindeutig mit dem Projekt verknüpft.
• Im Angebotskopf ist die Bezeichnung des Nachtrags (z. B. „N01 – Zusatz Steckdosen Etage 3“) sowie die Bestellnummer des Projekts anzugeben.
• Das Angebot wird über Easybill an den Kunden übermittelt.

Schritt 4: Freigabe

• Nach Freigabe durch den Auftraggeber erfolgt:
  • Dokumentation der Freigabe (E-Mail oder unterschriebener Nachtrag) in EspoCRM,
  • Ablage des Dokuments in Paperless,
  • Anpassung der Projektkalkulation (Budgeterhöhung oder Terminverlängerung).

Schritt 5: Ausführung

• Erst nach schriftlicher Freigabe darf die geänderte oder zusätzliche Leistung ausgeführt werden.
• Der Bauleiter dokumentiert die Fertigstellung und markiert den Nachtrag im Espo-Projekt als „ausgeführt“.

4. Inhalt einer Nachtragsanzeige

Jeder Nachtrag muss folgende Angaben enthalten:

1. Projektname und Bestellnummer
2. Datum der Feststellung
3. Beschreibung der Änderung oder Zusatzleistung
4. Begründung (z. B. Planänderung, Anweisung Auftraggeber, Behinderung)
5. Mengen- und Kostenschätzung (ggf. auf Basis Einheitspreise)
6. Auswirkungen auf Termine / Personal
7. Ggf. neue Fristen oder Bauabschnittstermine

5. Mustertext für Kundenkommunikation

Betreff: Nachtragsangebot Nr. N01 – Projekt [Projektname / Bestellnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der Arbeiten am o. g. Projekt hat sich folgender zusätzlicher Leistungsbedarf ergeben:

[Kurze Beschreibung der zusätzlichen Leistung oder Änderung]

Wir bitten um schriftliche Freigabe des beiliegenden Nachtragsangebots.
Die Ausführung erfolgt erst nach Bestätigung durch den Auftraggeber.

Mit freundlichen Grüßen

SaxonNet GmbH & Co. KG
[Name des Projektleiters]

6. Fristen und Verantwortung

7. Nachtragskontrolle

• Nachtragsstatus wird in EspoCRM geführt (offen, in Prüfung, freigegeben, ausgeführt).
• Monatlich prüft die Geschäftsführung offene Nachträge auf Freigabe oder Klärung.
• Ungeklärte Nachträge sind bei Projektbesprechungen anzusprechen.

Grundsatz

Ein nicht dokumentierter oder nicht genehmigter Nachtrag ist ein verschenkter Ertrag.
Verbindlichkeit, Nachweise und Fristen sind der Schlüssel zu wirtschaftlich erfolgreichen Projekten.