Dokumentationspflicht

Ziel und Zweck

Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation ist die Grundlage für Qualität, Transparenz und rechtliche Sicherheit in allen Unternehmensbereichen. Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht erfolgt – unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Die Dokumentationspflicht betrifft alle Mitarbeiter und umfasst sämtliche relevanten Vorgänge im Tagesgeschäft – von Arbeitszeiten über Projektnotizen bis hin zu Kundenkommunikation, Absprachen und Entscheidungen.

1. Was ist zu dokumentieren

  • Arbeitszeiten und Tätigkeiten: über Clockin bzw. Zeiterfassungs-App täglich einzutragen.
  • Projektdaten und Fortschritte: in EspoCRM
  • Absprachen, Rückfragenhsnotizen: in EspoCRM als Notiz oder Kommentar, mit Datum und Ansprechpartner zum Projekt oder der Verkaufschance
  • Freigaben und Entscheidungen: im Projekt unter Angabe der Bestellnummer, in der Verkaufschance ohne Bestellnummer
  • Rechnungen, Belege und Formulare: im Projekt unter Angabe der Bestellnummer, in der Verkaufschance ohne Bestellnummer

2. Form & Fristen

  • Tagesaktuell: Arbeitszeiten, Tätigkeiten, Projektfortschritte.
  • Innerhalb von 24 Stunden: Gesprächsnotizen, Rückmeldungen an Kunden, interne Absprachen.
  • Spätestens innerhalb von 3 Arbeitstagen: Upload von Unterlagen, Belegen oder Protokollen.

Diese Fristen sind verbindlich und dienen dazu, jederzeit den aktuellen Projektstatus nachvollziehen zu können. Nachträgliche Rekonstruktionen („das war so, aber ich habe es nicht eingetragen“) werden nicht akzeptiert.

3. Qualität der Dokumentation

Eine ausreichende Dokumentation ist:

  • präzise (wer, was, wann, wo, warum),
  • vollständig,
  • verständlich (auch für Dritte lesbar),
  • systematisch abgelegt im vorgesehenen Tool.

Unvollständige oder verspätete Einträge beeinträchtigen die Projektsteuerung und gelten als qualitativer Mangel in der Arbeitsleistung.

4. Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Fehlende oder verspätete Dokumentationen führen zu:

  • Rückfragen durch die Projektleitung,
  • Korrekturaufforderungen,
  • und im Wiederholungsfall zu einer formalen Bewertung im Rahmen der Leistungsbeurteilung.

Wiederholte Verstöße gegen die Dokumentationspflicht trotz Korrekturaufforderung werden als Arbeitsverstoß gewertet, da sie den Projekterfolg gefährden.

Grundsatz

Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern ein Instrument für Effizienz, Qualität und Absicherung. Wer sauber dokumentiert, schützt sich selbst und das Unternehmen.