Projektkostenkontrolle

Ziel und Zweck

Die Projektkostenkontrolle dient der laufenden Überwachung aller projektbezogenen Kosten.
Ziel ist, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, wirtschaftliche Risiken zu vermeiden und eine solide Nachkalkulation zu ermöglichen.
Die Verantwortung liegt bei der Projektleitung, in Zusammenarbeit der Buchhaltung

1. Grundlagen

Jede Projektleitung ist verpflichtet, die Wirtschaftlichkeit ihrer Projekte aktiv zu überwachen.
Dazu gehören insbesondere:

  • Materialkosten (Bestellungen, Lieferungen, Eingangsrechnungen)
  • Personalkosten (Arbeitszeiten aus Clockin)
  • Subunternehmerkosten
  • Reise- und Nebenkosten

Die Grundlage bildet die im EspoCRM-Projekt hinterlegte Kalkulation bzw. Angebotssumme.
Abweichungen sind zu dokumentieren und – falls relevant – mit der Geschäftsführung abzustimmen.

2. Datenquellen

System / Quelle Verwendung
EspoCRM Projektstruktur, Budget, Bestellungen, Dokumentation
Clockin Erfasste Arbeitszeiten der gewerblichen Mitarbeiter
Easybill Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften
Paperless Belegarchiv und Nachweise zu projektbezogenen Ausgaben

3. Vorgehensweise

Monatliche Kostenkontrolle

  • Vergleich Soll (Kalkulation) vs. Ist (gebuchte Kosten)
  • Prüfung offener Bestellungen, Subunternehmerrechnungen und Materiallieferungen
  • Kontrolle der im Projekt gebuchten Stunden über Clockin

Abweichungsmanagement

  • Kostenwarnung bei Abweichung > 10 %
  • Ursachenanalyse durch Projektleiter (Material, Zeit, Nachtrag, Fehlkalkulation)
  • Rückmeldung an Geschäftsführung und Vorschlag zur Gegensteuerung

Projektnachkalkulation

  • Nach Abschluss des Projekts prüft der Projektleiter alle Ist-Kosten gegen das ursprüngliche Angebot.
  • Die Erkenntnisse werden dokumentiert und für künftige Kalkulationen verwendet („Lessons Learned“).

4. Verantwortlichkeiten

Bereich Verantwortlich Aufgabe
Material & Bestellungen Projektleiter Kontrolle der Materialkosten auf Projektebene
Subunternehmerleistungen Projektleiter Prüfung von Mengen, Preisen und Leistungsumfang
Reisekosten & Nebenkosten Projektleiter / Buchhaltung Genehmigung und Zuordnung zum Projekt
Zeitaufwand (Clockin) Bauleiter / Teamleitung Kontrolle der erfassten Stunden
Gesamtbudget & Ergebnis Geschäftsleitung Überwachung Rentabilität, Reporting & Controlling

5. Reporting & Dokumentation

  • Alle Abweichungen und Entscheidungen sind im Projektverlauf (EspoCRM) zu dokumentieren.
  • Monatlich erstellt die Buchhaltung einen Projektkostenreport, der:
    • Budget, Ist-Kosten und Abweichung pro Projekt enthält
    • an Projektleiter und Geschäftsführung übermittelt wird
  • Der Report dient als Grundlage für die Projektbesprechungen und Nachkalkulation.