Einkauf / Kostenfreigabe

Grundsatz

Ein strukturierter und transparenter Einkauf sichert Qualität, Preisstabilität und Nachvollziehbarkeit. Ziel ist es, Materialien, Dienstleistungen und Fremdleistungen wirtschaftlich zu beschaffen – unter Einhaltung der Budgetgrenzen und Qualitätsanforderungen. Jede Ausgabe erfordert eine klare fachliche Begründung und eine dokumentierte Freigabe.

Einkaufsgrundsätze

  • Der Einkauf erfolgt zentral koordiniert oder projektbezogen, abhängig von Art und Umfang der Beschaffung.
  • Alle Beschaffungen müssen wirtschaftlich, bedarfsgerecht und nachvollziehbar sein.
  • Preise und Konditionen sind regelmäßig zu prüfen und mit Alternativangeboten zu vergleichen.
  • Bevorzugte Lieferanten und Partnerunternehmen sind – sofern möglich – zu nutzen, um Kontinuität und Qualität zu sichern.
  • Der Einkauf berücksichtigt nicht nur den Preis, sondern auch Lieferzeit, Servicequalität, Gewährleistung und Nachhaltigkeit.
  • Jede Bestellung muss die in Espo CRM automatisch generierte Bestellnummer enthalten, keine Bestllung ohne diese Nummer

Ablauf der Beschaffung

Bedarfsermittlung:
Der Bedarf wird durch Projektleitung, Bauleitung oder Fachabteilung gemeldet.

Angebotseinholung

Bei größeren Anschaffungen (i. d. R. ab 1.000 € netto) sind, sofern praktikabel (wenn nicht ist zu begründen) mindestens zwei Vergleichsangebote einzuholen .

Prüfung und Entscheidung

Die fachliche Prüfung erfolgt durch die anfordernde Person oder Abteilung; die kaufmännische Prüfung durch die Buchhaltung oder Geschäftsleitung.

Bestellung

Bestellungen erfolgen ausschließlich über autorisierte Kanäle (z. B. Lieferantenportal, E-Mail aus Firmenaccount, Easybill oder ERP-System).

Dokumentation

Alle Bestellungen, Angebote und Freigaben sind digital in Nextcloud oder im ERP-System abzulegen.

Kostenfreigabe

Jede Bestellung oder Ausgabe muss innerhalb der genehmigten Budgetgrenzen liegen.

Für projektbezogene Ausgaben gilt:

  • bis 1.000 € netto: Freigabe durch Projektleiter,
  • 1.001–5.000 € netto: Freigabe durch Geschäftsleitung,
  • über 5.000 € netto: schriftliche Freigabe durch Geschäftsführung oder Bevollmächtigten.
  • Freigaben sind nachvollziehbar zu dokumentieren (z. B. digitale Signatur, Freigabe-Mail, Formular).
  • Ohne Freigabe getätigte Bestellungen gelten als nicht autorisiert und können zu disziplinarischen Maßnahmen führen.

Lieferanten und Subunternehmer

  • Auswahl und Bewertung von Lieferanten und Subunternehmen erfolgen nach objektiven Kriterien: Qualität, Zuverlässigkeit, Preis, Kommunikation, Sicherheitsstandards.
  • Neue Lieferanten dürfen nur nach einmaliger Prüfung und Freigabe durch die Geschäftsführung eingesetzt werden
  • Bei Subunternehmern ist sicherzustellen, dass gesetzliche und vertragliche Anforderungen (z. B. Gewerbeanmeldung, Versicherung, Steuer-ID, Nachunternehmererklärung) vorliegen
  • Alle relevanten Dokumente sind zentral in EspoCRM zum Lieferanten oder Partner zu speichern.

Rechnungs- und Lieferkontrolle

  • Eingehende Waren und Dienstleistungen sind auf Menge, Qualität und Vollständigkeit zu prüfen (auch auf Baustellen)
  • Abweichungen oder Mängel sind unverzüglich zu dokumentieren und an den Einkauf oder die Projektleitung zu melden
  • Rechnungen dürfen erst freigegeben werden, wenn die Leistung vollständig erbracht und geprüft ist
  • Alle zur Bestellungen gehörenden Dokumente werden anhand der Bestellnummer in EspoCRM zum entsprechenden Projekt gespeichert.
  • Projektleiter bestätigen die sachliche Richtigkeit, die Buchhaltung prüft die rechnerische Richtigkeit.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Jede Ausgabe ist eine Investition in den Erfolg des Unternehmens. Deshalb gilt: „So günstig wie möglich – aber so hochwertig wie nötig.“, Kostenbewusstsein ist keine Sparmaßnahme, sondern Ausdruck professioneller Unternehmensführung.