Personaleinsatzplanung

Ziel und Zweck

Eine verlässliche Personalplanung ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte. Sie stellt sicher, dass Ressourcen sinnvoll eingesetzt und Termine beim Kunden eingehalten werden können. Spontane Umbesetzungen ohne Abstimmung führen zu Verzögerungen, Doppelarbeit und Imageverlust – intern wie extern.

1. Zuständigkeiten

• Projektleitung: verantwortlich für die Personalplanung und Zuteilung von Mitarbeitern zu Projekten.
• Operative Leitung: Koordination des Personaleinsatzes über alle Projekte hinweg, jedoch ausschließlich in Abstimmung mit der betroffenen Projektleitung.
• Geschäftsleitung: Schlichtung bei Konflikten oder Ressourcenkollisionen.

2. Planungsgrundlagen

• Planungsfrist: Mindestens 5 Arbeitstage im Voraus für Projektzuweisungen und Änderungen.
• Kurzfristige Änderungen (< 5 Tage): nur in begründeten Ausnahmefällen und nach vorheriger Rücksprache mit der Projektleitung
• Dokumentationspflicht: Jede Personaländerung ist sofort in EspoCRM zu erfassen, mit Datum, Grund und Freigabe.

3. Kommunikation & Freigabe

• Änderungen dürfen nicht stillschweigend erfolgen.
• Jede Umbesetzung muss der Projektleitung mitgeteilt und von dieser bestätigt werden.
• Bei Kundenprojekten mit Terminbindung ist die Projektleitung verantwortlich, den Kunden über Personalwechsel zu informieren.

4. Folgen bei Missachtung

Nicht abgestimmte Änderungen gefährden die Projektqualität und führen zu:

• internen Verzögerungen,
• unvollständiger Dokumentation,
• Kundenreklamationen,
• und im Wiederholungsfall zu einer formalen Bewertung der Planungsverantwortung.

Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Verlässlichkeit und Transparenz im Team.

Grundsatz Personalplanung ist Teamarbeit – keine Einzelentscheidung. Nur wer kommuniziert, plant verlässlich. Unangekündigte Umbesetzungen sind künftig ausgeschlossen.