Rechnungsänderungen Sonderfälle

Ziel

Dieses Kapitel beschreibt den Umgang mit besonderen Fällen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung, die nicht durch eine einfache Stornierung oder Gutschrift abgedeckt werden.

1. Doppelt ausgestellte Rechnung

Wenn versehentlich zwei Rechnungen mit identischem Inhalt erstellt wurden:

  1. Prüfen, welche Rechnung zuerst an den Kunden übermittelt wurde.
  2. Die zweite (nicht versendete) Rechnung im System stornieren.
  3. Vermerk in EspoCRM:

    „Doppelte Rechnung, Storno durchgeführt, keine Buchungsrelevanz.“

  4. Beide Dokumente in Paperless archivieren, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt.

2. Nachträgliche Preisänderung

Wenn sich nach Rechnungsstellung ein Preis ändert (z. B. durch Nachverhandlung, Mengenabweichung oder Fehler):

  • Ursprüngliche Rechnung stornieren.
  • Neue Rechnung mit korrigierten Beträgen ausstellen.
  • Hinweistext:
  • „Neuberechnung aufgrund nachträglicher Preisänderung – ersetzt Rechnung Nr. [Nummer].“

Eine direkte Anpassung ohne Storno ist nicht zulässig.

3. Teilstorno oder Teilgutschrift

Bei Reklamationen, Minderleistungen oder Rückabwicklung einzelner Positionen:

  • Keine vollständige Stornierung erforderlich.
  • Stattdessen Gutschrift über die betroffenen Positionen erstellen.
  • Gutschrift enthält eindeutigen Bezug zur Ursprungsrechnung und genaue Beschreibung der Änderung.

4. Umbuchungen zwischen Projekten

Wenn eine Leistung oder Rechnung versehentlich einem falschen Projekt zugeordnet wurde:

  1. In EspoCRM Korrektur über die Projekt-ID / Bestellnummer durchführen.
  2. Keine Änderung an der Rechnung selbst.
  3. Buchhaltung informiert über Umbuchung (interner Vermerk).
  4. Beide Projekte erhalten eine Notiz im Aktivitätenverlauf, um den Vorgang nachvollziehbar zu machen.

5. Interne Leistungsverrechnungen

Bei Leistungen zwischen Saxonnet-Unternehmen (z. B. zwischen UGs):

  • Immer mit 0 %-USt als interne Verrechnung.
  • Interne Rechnungen sind nicht zahlungswirksam, sondern dienen nur der Kostenverteilung.
  • Kennzeichnung im Freitextfeld:
    „Interne Leistungsverrechnung – nicht zahlungsrelevant.“

6. Dokumentation

Alle Sonderfälle sind vollständig in EspoCRM zu dokumentieren, einschließlich Begründung und Verweis auf das korrigierte Dokument.
Die entsprechende Belegkette (Original, Storno, Neuberechnung, Gutschrift) ist in Paperless gemeinsam abzulegen.

Grundsatz

Transparenz und Nachvollziehbarkeit haben Vorrang vor Geschwindigkeit.
Jede Änderung, die nicht sofort erklärt werden kann, ist buchhalterisch ein Risiko und muss dokumentiert werden.