Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein Das schreibt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG vor. Jede Rechnung (egal ob normal, Storno oder Gutschrift) ist ein eigenständiges Buchungsdokument und muss daher eine eindeutige Nummer im System haben.
Buchhalterische Nachvollziehbarkeit Eine Stornorechnung ist keine Änderung, sondern eine Buchung mit negativem Vorzeichen. Sie storniert die ursprüngliche Forderung, und genau das muss im Journal klar erkennbar sein.
Umsatzsteuerrechtlich relevant Da die ursprüngliche Rechnung eine Steuerpflicht ausgelöst hat, muss die Stornierung dieselbe Steuerposition wieder aufheben, dafür braucht sie ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, damit die Steuer korrekt berichtigt werden kann.
Risiko bei manueller Änderung Würde man dieselbe Rechnungsnummer wiederverwenden oder überschreiben, wäre das ein Buchführungsverstoß (Fehler in der Unveränderbarkeit nach GoBD). Das könnte bei einer Betriebsprüfung als Manipulation ausgelegt werden.
Diese Anweisung beschreibt die korrekte Vorgehensweise, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung nachträglich geändert werden muss – z. B. wegen fehlerhaftem Betrag, falscher Bestellnummer oder unvollständiger Leistungsbeschreibung.
Bereits ausgestellte und versendete Rechnungen dürfen nicht einfach verändert oder gelöscht werden.
Jede Korrektur muss durch Stornierung und Neuausstellung erfolgen, damit die Buchhaltung und der Kunde den Vorgang nachvollziehen können.
Schritt 1: Stornierung
Hinweistext auf der Stornorechnung: Diese Rechnung storniert die Rechnung Nr. [alte Rechnungsnummer] vom [Datum].
Schritt 2: Korrektur und Neuausstellung
Stornierungen und Korrekturen müssen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Feststellung des Fehlers durchgeführt werden.