Projektvorbereitung EspoCRM

Ziel und Zweck

Die Projektsteuerung bei Saxonnet stellt sicher, dass alle Projekte einheitlich geplant, dokumentiert und wirtschaftlich ausgeführt werden. Sie bildet die verbindliche Schnittstelle zwischen Vertrieb (Verkaufschancen), Projektleitung, Einkauf und Abrechnung. Ziel ist die vollständige Transparenz jedes Projektes – von der Angebotserstellung bis zum Abschlussbericht.

1. Projektanlage

Projekte werden nach Vorliegen der Voraussetzungen über EspoCRM angelegt.

Voraussetzung: In der Verkaufschance müssen alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt und der Status auf „Gewonnen“ gesetzt sein. Nach Klick auf „Projekt übergeben“ wird automatisch ein neues Projekt mit allen relevanten Informationen (Kunde, Ansprechpartner, Leistungsort, Angebotsnummer etc.) angelegt. Espo erzeugt automatisch die Projekt-ID und die Bestellnummer, die für alle nachgelagerten Prozesse (Einkauf, Rechnungsprüfung, Travel Management) verpflichtend ist.

2. Aufgaben der Projektleitung

Nach Anlage des Projekts ist die Projektleitung für folgende Schritte verantwortlich:

  • Projektterminierung: Planung von Start-, Zwischen- und Endterminen.
  • Ressourcenzuordnung: Zuweisung von Mitarbeitern und Nachunternehmern.
  • Arbeitsaufträge: Erstellung und Freigabe der Arbeitsaufträge über Espo (später Übergabe an Clockin).
  • Auftragsunterlagen: Einforderung des unterzeichneten Kundenauftrags, Ablage im Projektordner (Nextcloud/Espo).
  • Auftragsbestätigung: Erstellung und Versand der schriftlichen Bestätigung an den Kunden.
  • Projektkommunikation: Definition des Projektleiters auf Kundenseite, regelmäßiger Kontakt und Statusabgleich.
  • Kommunikation mit den beauftragten Mitarbeitern / Subunternehmern
  • Prüfung aller Unterlagen der Subunternehmer
  • Materialbeschaffung: Prüfung von Materialbedarf und ggf. Bestellung über den Einkauf mit korrekter Bestellnummer.
  • Reiseorganisation: Anforderung von Unterkünften, Tickets, Mietwagen oder Flügen über die zuständige Kollegin
  • Alle vorbereitenden Schritte sind verbindlich in EspoCRM zu dokumentieren.

3. Dokumentation im Projektverlauf

  • Sämtliche projektbezogenen Informationen (E-Mails, Notizen, Dateien, Protokolle, Fotos, Arbeitsaufträge) werden im Espo-Projektordner hinterlegt.
  • Änderungen an Terminen, Personal oder Material werden nachvollziehbar dokumentiert.
  • Kommunikationsverläufe mit Kunden oder Lieferanten sind über die Espo-Mailintegration zu sichern.
  • Checklisten, Freigaben oder Zwischenberichte werden als PDF im jeweiligen Projekt gespeichert.

4. Übergabe an operative Systeme

Nach Abschluss der Projektvorbereitung wird das Projekt an Clockin übergeben. In Clockin werden Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Projektverläufe dokumentiert. Espo bleibt die führende Datenquelle für Projektinformationen, Dokumente und kaufmännische Abläufe.

Nach der Einführung von Clockin wird der gesamte Prozessablauf (Zeiterfassung, Tätigkeitsnachweis, Leistungsbewertung) im Handbuch ergänzt.

5. Verantwortung und Nachvollziehbarkeit

Die Projektleitung ist für Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachverfolgbarkeit der Projektdaten verantwortlich. Die Geschäftsleitung überwacht die Einhaltung der Prozesse und stellt die Freigabe von Projekten sicher. Alle projektrelevanten Entscheidungen und Genehmigungen müssen schriftlich oder digital dokumentiert werden.

Grundsatz

Ein Projekt gilt erst dann als angelegt, wenn alle Pflichtdaten vollständig erfasst, Verantwortlichkeiten definiert und die Bestellnummer vergeben sind. Transparenz, Disziplin und Nachvollziehbarkeit sind die Grundlagen erfolgreicher Projektsteuerung bei Saxonnet.