Rechnungsprüfung und Freigabe

Grundsatz

Die Rechnungsprüfung bei Saxonnet erfolgt digital, automatisiert und nachvollziehbar. Ziel ist eine fehlerfreie, revisionssichere und effiziente Bearbeitung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Der Prozess wird zentral durch den Saxonnet Invoice Agent gesteuert und ergänzt durch eine manuelle Zuordnung der Belege in EspoCRM.

1. Systemaufbau

Der Prozess besteht aus zwei Anwendungen:

  • Invoice Agent (für Material-, Dienstleistungs- und Subunternehmerrechnungen)
  • Travel Management App (für Reise- und Spesenabrechnungen)

Beide Systeme arbeiten nach identischem Prinzip und sind mit den Postfächern für eingehende und ausgehende Rechnungen verbunden.

2. Automatisierter Prüfprozess

E-Mail-Eingang Neue Rechnungen werden automatisch aus den jeweiligen Postfächern abgerufen. Jede Rechnung muss die Bestellnummer enthalten, um dem Vorgang eindeutig zugeordnet zu werden.

KI-Prüfung (Invoice Proof)

Der KI-Agent prüft jede Rechnung auf:

  • Vollständigkeit der Pflichtangaben (§ 14 UStG),-
  • Richtigkeit der steuerlichen Angaben,
  • Vorhandensein der Bestellnummer,
  • formale und technische Lesbarkeit (OCR).

Ergebnis und Klassifizierung

Nach Prüfung wird der Beleg automatisch in einen der Server-Ordner verschoben:

  • ✅ geprueft_ok – formal und steuerlich korrekte Rechnungen
  • ❌ fehlerhaft – unvollständige oder fehlerhafte Angaben
  • ⚠️manuell_pruefen – unklare oder technisch problematische Dokumente
  • ✅ ausgang_ok – geprüfte Ausgangsrechnungen (ohne KI-Validierung)

Benachrichtigung

Entsprechend dem Prüfergebnis wird automatisch eine E-Mail an die zuständige Person gesendet.
Die Mail enthält das Ergebnis, eine kurze Fehlerbeschreibung (falls zutreffend) und einen Direktlink zum Beleg.

3. Nachgelagerte manuelle Schritte

  • Korrektur und erneute Prüfung: Fehlerhafte Belege werden korrigiert oder erneut angefordert und dann wieder an das Eingangs-Postfach gesendet. Der KI-Agent prüft sie automatisch erneut.
  • Manuelle Prüfung: E-Mails ohne Rechnung (z. B. Bestätigungen, Rückfragen) werden separat weitergeleitet und manuell bearbeitet.
  • Zuordnung in EspoCRM: Nach erfolgreicher Prüfung wird der Beleg anhand der Bestellnummer manuell dem entsprechenden Projekt in EspoCRM zugeordnet (unter Projektkosten oder Reisekosten).

4. Speicherung und Archivierung

  • Alle geprüften Belege werden in der Finance-Datenbank gespeichert
  • Erfolgreich geprüfte Rechnungen werden zusätzlich automatisch an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben
  • Ausgangsrechnungen werden direkt, ohne Prüfung, in der Tabelle Ausgangsrechnungen gespeichert und ebenfalls an das DMS übermittelt
  • Alle Belege bleiben revisionssicher archiviert und sind über Paperless DMS und EspoCRM abrufbar.

5. Verantwortlichkeiten

  • KI-System: automatisierte formale Prüfung und Sortierung
  • Sachbearbeiter (Judit): manuelle Nachprüfung, Klärung und Espo-Zuordnung
  • Projektleiter: inhaltliche Kontrolle der sachlichen Richtigkeit (Leistungserbringung, Preis, Menge)
  • Buchhaltung: finale kaufmännische Prüfung und Zahlungsfreigabe
  • Geschäftsführung: Überwachung der Einhaltung des Prozesses

6. Vorteile des Systems

  • Vollautomatische Erkennung und Prüfung eingehender Rechnungen
  • Einheitliche Strukturierung aller Belege
  • Zeitnahe Fehlererkennung und Korrektur
  • Lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
  • Direkte Integration in EspoCRM für Projektkosten-Tracking

Grundsatz

Der digitale Prüfprozess ersetzt manuelle Zwischenschritte und reduziert Fehlerquellen. Verbindlich bleibt: Keine Zahlung ohne Bestellnummer und vollständige Prüfung. So wird Qualität, Transparenz und finanzielle Kontrolle in jedem Projekt sichergestellt.