Bedenkenanzeige

Ziel und Zweck

Diese Anweisung beschreibt die Vorgehensweise bei der Erstellung einer Bedenkenanzeige.
Sie dient der rechtlichen Absicherung von Saxonnet, wenn Anweisungen oder Planvorgaben des Auftraggebers technisch, sicherheitstechnisch oder wirtschaftlich bedenklich erscheinen.
Die Anzeige soll verhindern, dass Saxonnet für Mängel haftet, die auf Entscheidungen oder Unterlassungen des Auftraggebers zurückzuführen sind.

1. Rechtliche Grundlage

Die Verpflichtung zur Bedenkenanzeige ergibt sich aus § 4 Abs. 3 VOB/B.
Demnach ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich schriftlich Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung, die verwendeten Materialien oder gegen Anordnungen des Auftraggebers mitzuteilen.
Unterlässt Saxonnet diese Mitteilung, kann daraus eine Haftung für Folgeschäden entstehen.

2. Wann ist eine Bedenkenanzeige erforderlich?

Eine Bedenkenanzeige ist abzugeben, wenn der Mitarbeiter oder Projektleiter feststellt, dass:

• die Planung oder Ausführung fehlerhaft oder unvollständig ist,
• die Sicherheit von Personen oder Anlagen gefährdet ist,
• Materialien oder Systeme nicht geeignet oder inkompatibel sind,
• Vorleistungen anderer Gewerke mangelhaft sind,
• technische Unterlagen widersprüchlich oder unklar sind,
• Anweisungen des Auftraggebers zu rechtswidrigen oder sicherheitswidrigen Zuständen führen würden.

3. Vorgehensweise bei SaxonNet

Schritt 1: Feststellung

• Feststellung der Bedenken durch Bauleiter, Projektleiter oder Fachkraft.
• Sofortige interne Information an Projektleiter und ggf. Geschäftsführung.
• Dokumentation des Sachverhalts in EspoCRM (Projekt → Aktivitäten / Notiz).

Schritt 2: Erstellung der Anzeige

• Die Bedenkenanzeige ist innerhalb von 24 Stunden nach Feststellung zu erstellen.
• Sie erfolgt schriftlich (E-Mail oder PDF) an den Auftraggeber oder Bauleiter des Kunden.
• Ablage erfolgt in EspoCRM im Reiter Dokumente und automatisch in Paperless.

Pflichtinhalte:

1. Projektname und Bestellnummer
2. Datum der Feststellung
3. Beschreibung des Sachverhalts und der konkreten Bedenken
4. Mögliche Auswirkungen auf Sicherheit, Funktion, Qualität oder Kosten
5. Vorschlag oder Bitte um Weisung des Auftraggebers

4. Formulierungsbeispiel

Betreff: Bedenkenanzeige gemäß § 4 Abs. 3 VOB/B – Projekt [Projektname / Bestellnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der Arbeiten am o. g. Projekt sind uns folgende Umstände aufgefallen, die aus unserer Sicht bedenklich sind:

[Beschreibung des Sachverhalts, z. B. „Die geplante Leitungsführung kollidiert mit vorhandenen Installationen.“]

Wir weisen darauf hin, dass die Ausführung gemäß aktuellem Planstand zu [Risiko nennen, z. B. „Funktionsbeeinträchtigung / Sicherheitsrisiko / Verstoß gegen DIN-Vorschriften“] führen kann.

Wir bitten daher um kurzfristige Klärung und Bestätigung, wie weiter vorzugehen ist.

Mit freundlichen Grüßen

Saxonnet GmbH & Co. KG
[Name des Bauleiters / Projektleiters]

5. Nachverfolgung

• Nach Versand ist die Anzeige in EspoCRM mit dem Status „Bedenken gemeldet“ zu versehen.
• Der Auftraggeber ist zur Stellungnahme aufzufordern.
• Sobald eine Rückmeldung vorliegt, ist der Vorgang als „Bedenken geklärt“ zu kennzeichnen.
• Alle Nachweise (Kommunikation, Pläne, E-Mails) sind im Projekt zu hinterlegen.

6. Verantwortlichkeiten

Grundsatz

Die Bedenkenanzeige ist ein Zeichen professioneller Verantwortung.
Wer sie rechtzeitig und sauber dokumentiert, schützt den Auftraggeber, SaxonNet und sich selbst vor Folgeschäden und unnötigen Diskussionen.