Rechnungsstellung

Ziel und Zweck

Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil des kaufmännischen Prozesses und sichert die Liquidität des Unternehmens. Ziel ist eine zeitnahe, korrekte und vollständige Fakturierung aller erbrachten Leistungen. Nur durch konsequente Umsetzung dieses Prozesses können Projekte wirtschaftlich sauber abgeschlossen und Zahlungsziele eingehalten werden.

1. Verantwortlichkeiten

Rechnungsmanagement

• Erstellung, Prüfung und Versand aller Ausgangsrechnungen
• Projektleitung /Buchhaltung: Bereitstellung der erforderlichen Leistungsnachweise und Zuordnung zur Bestellnummer
• Geschäftsleitung / operative Leitung: Kontrolle und Freigabe bei Projekten über definierten Schwellenwerten

Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich über Easybill mit Zuordnung zu Projekten in EspoCRM.mittels Bestellnummer

2. Ablauf der Rechnungsstellung

Leistungsnachweis:

• Projektleitung übermittelt alle für die Rechnung relevanten Informationen (Arbeitsnachweise, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle etc.).

Prüfung der Unterlagen:

• Rechnungsmanagement kontrolliert Vollständigkeit, Bestellnummer und korrekte Zuordnung.
• Verbindlicher KI Check mit Plausibilität, GODB Konformität, rechtliche Aspekte, steuerliche Aspekte

Rechnungserstellung:

• Erstellung über Easybill

Pflichtfelder:

• Projektname, Bestellnummer, Leistungszeitraum, Leistungsort, Zahlungsziel, Ansprechpartner

Versand:

• Rechnung wird per E-Mail an den im Projekt hinterlegten Ansprechpartner versendet.

Archivierung:

• Automatische Ablage im DMS und manuelle Zuordnung im Espo-Projekt.mittels Bestellnummer

3. Zeitliche Vorgaben

• Rechnungen sind spätestens 5 Arbeitstage nach Projektabschluss oder Teilabnahme zu erstellen.
• Verzögerungen sind unverzüglich mitzuteilen, um Prioritäten anzupassen.
• Rechnungen, die später als 14 Tage nach Leistungserbringung erstellt werden, gelten als prozesskritisch und werden in den monatlichen Finanzbesprechungen erörtert.

4. Qualität und Priorität

In der Vergangenheit kam es vereinzelt zu Verzögerungen in der Rechnungsstellung, da andere Aufgaben zeitlich vorgezogen wurden. Künftig gilt:

• Die Rechnungsstellung hat höchste Priorität im kaufmännischen Ablauf – sie steht vor internen Nebenaufgaben.
• Andere Tätigkeiten dürfen nur dann übernommen werden, wenn die laufende Fakturierung abgeschlossen ist.
• Der Fokus liegt auf Effizienz, Vollständigkeit und korrekter Zuordnung – nicht auf paralleler Bearbeitung anderer Themen.

Diese Vorgaben sind verbindlicher Bestandteil der Aufgabenbeschreibung im Finanzbereich.

5. Zusammenarbeit mit der Projektleitung

Eine korrekte und schnelle Rechnungsstellung setzt eine enge Abstimmung mit der Projektleitung voraus. Die Projektleiter sind verpflichtet,

• alle relevanten Unterlagen zeitnah bereitzustellen,
• Abweichungen vom Leistungsumfang zu kennzeichnen
• Rückfragen unverzüglich zu beantworten.

Fehlende Informationen führen zu Verzögerungen – diese gelten als Kommunikationsproblem und sind gemeinsam zu lösen.

Grundsatz

Die Rechnungsstellung ist kein Nebenschritt, sondern der Abschluss des Projekts. Sie spiegelt unsere Organisation, Verlässlichkeit und Professionalität wider. Schnelligkeit, Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sind Maßstab und Verpflichtung zugleich.